Werken bij

Wil jij werken bij een innovatieve organisatie die bouwt aan circulaire plastics?
Bij Xycle krijg je als Executive Assistant een sleutelrol binnen een dynamische en snelgroeiende organisatie. Jij zorgt voor structuur, overzicht en rust in een omgeving waar ondernemerschap, innovatie en samenwerking centraal staan. Geen dag is hetzelfde: je schakelt tussen planning, communicatie, organisatie en ondersteuning van de directie, terwijl je meebouwt aan een organisatie met internationale ambities en maatschappelijke impact.

Xycle kenmerkt zich door korte lijnen, een professionele werkomgeving en een sterke focus op kwaliteit en duurzame groei. Als Executive Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het team en zorg je ervoor dat bestuurlijke, organisatorische en communicatieve processen soepel verlopen.

Jouw rol als Executive Assistant
1. Directie- en bestuurlijke ondersteuning

• Proactief beheren en coördineren van agenda’s van directieleden.
• Voorbereiden, plannen en opvolgen van afspraken, overleggen en strategische bijeenkomsten.
• Signaleren van prioriteiten, deadlines en bestuurlijke gevoeligheden.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de directie.

2. Governance, besluitvorming en verslaglegging

• Voorbereiden en coördineren van directie- en managementvergaderingen.
• Organiseren en uitwerken van vergaderingen met de Raad van Commissarissen en aandeelhouders.
• Opstellen van agenda’s en verzamelen, structureren en verspreiden van vergaderstukken in het Nederlands en Engels.
• Notuleren en bewaken van besluiten, actiepunten en governance-afspraken.
• Monitoren van de opvolging richting directie, RvC en aandeelhouders.

3. Administratie, documentatie en vertrouwelijkheid

• Verzorgen van correspondentie in het Nederlands en Engels.
• Beheren en structureren van digitale dossiers en vertrouwelijke documentatie.
• Ondersteunen bij rapportages, presentaties en beleidsdocumenten.
• Zorgdragen voor correcte en tijdige informatievoorziening aan stakeholders.

4. Events, reizen en internationale relaties

• Organiseren van events, bijeenkomsten en representatieve activiteiten.
• Coördineren van bezoeken van buitenlandse aandeelhouders, commissarissen en relaties.
• Regelen van zakelijke reizen voor de directie, inclusief vluchten, accommodaties en reisdocumentatie.
• Afstemmen met interne afdelingen en externe partijen zoals locaties, leveranciers en hospitality-partners.
• Waarborgen van een professionele uitstraling bij externe contacten.

5. Procesondersteuning en professionalisering

• Signaleren van verbeterkansen binnen directie- en bestuursondersteuning.
• Bijdragen aan efficiënte en professionele werkwijzen.
• Ondersteunen bij organisatiebrede projecten en strategische initiatieven.

Wie ben jij?
Opleiding en ervaring

• Afgeronde mbo+/hbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële, administratieve of managementondersteunende richting.
• Minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring als directieassistente of directiesecretaresse.
• Ervaring in een bestuurlijke omgeving of met ondersteuning van directie, RvC en aandeelhouders is een pré.

Kennis en vaardigheden

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Zeer goede beheersing van de Engelse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met het voorbereiden en uitwerken van formele vergaderingen op boardniveau.
• Vaardig met MS Office en digitale samenwerkingsmiddelen.
• Sterk in plannen, organiseren en prioriteren.

Persoonlijke competenties

• Discreet, integer en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.
• Proactief, zelfstandig en organisatiesensitief.
• Stressbestendig en flexibel in een internationale werkomgeving.
• Representatief, communicatief sterk en professioneel.
• Nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht.

Wat biedt Xycle jou?

• Werken in een ambitieuze, internationale en toekomstgerichte organisatie waar je meebouwt aan een duurzamere wereld.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.400,- en € 4.200,- (o.b.v. fulltime en afhankelijk van ervaring)
• Een functie voor 3 dagen per week, totaal 24 uur.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 25 vakantiedagen (o.b.v. fulltime), reiskostenvergoeding en een goede pensioenregeling.
• Volop ruimte voor professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Dit functieprofiel geeft een algemeen beeld van de functie. Afhankelijk van de ontwikkeling van Xycle kan de inhoud van de functie in overleg worden aangepast of uitgebreid.

Over Xycle
Xycle is een jonge en ambitieuze organisatie. Onze eerste fabriek in Rotterdam vormt de blauwdruk voor een wereldwijde revolutie in plastic recycling. We zijn technisch gedreven, praktisch ingesteld en werken samen aan één doel: circulariteit mogelijk maken.

Ben jij klaar voor de start? Solliciteer direct en word onderdeel van het team dat plastic afval een duurzame toekomst geeft.